CONTESTO DI RIFERIMENTO

La crescente esigenza di efficienza, razionalizzazione e sicurezza nella gestione documentale delle Pubbliche Amministrazioni ha spinto verso la progressiva sostituzione degli archivi cartacei con archivi digitali. In questo contesto, il servizio di Digitalizzazione Pratiche si inserisce all’interno del progetto di gestione e riqualificazione del Centro Servizi Territoriale (CST) della Provincia di Lecco.

Il servizio è stato progettato in coerenza con il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), in particolare gli articoli 22, 42 e 44, che promuovono la dematerializzazione dei documenti e la garanzia di autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel trattamento digitale degli atti amministrativi.

Grazie alla collaborazione con enti locali e a una Proof of Concept condotta su archivi comunali, è stato possibile definire un’offerta efficace e adattabile, rispondente ai fabbisogni concreti del territorio.

OGGETTO DEL SERVIZIO

Il servizio ha per oggetto la digitalizzazione delle pratiche cartacee detenute dai Comuni, con l’obiettivo di:

• Facilitare la consultazione e l’accesso ai documenti;
• Ottimizzare lo spazio fisico;
• Migliorare la conservazione dei documenti;
• Ridurre i tempi di ricerca e gestione documentale;
• Limitare il rischio di smarrimento o danneggiamento delle pratiche.

L’offerta si articola in due modalità operative:

1. Analisi archivio: digitalizzazione massiva dell’archivio cartaceo comunale;
2. On-demand: digitalizzazione puntuale di singole pratiche su richiesta.

MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DELLE ATTIVITÀ

1. Digitalizzazione con modalità Analisi archivio

• Assessment preliminare dell’archivio;
• Definizione del perimetro operativo e pianificazione attività (gantt di progetto);
• Schedatura e prelievo dei faldoni presso il Comune;
• Trasporto presso la sede che effettuerà le attività di scansione e avvio delle attività:

• Indicizzazione delle pratiche;
• Scansione e normalizzazione;
• Creazione di file PDF strutturati (documenti ed elaborati grafici);
• Riconsegna dei materiali fisici e digitali;

• Assistenza di primo livello.

2. Digitalizzazione On-demand

• Attivazione del portale JARCOWEB per la richiesta delle pratiche (entro 10 gg lavorativi);
• Ritiro, digitalizzazione e riconsegna delle pratiche tramite sistema di trasferimento online;
• Tempi medi:

• Ritiro pratica: 4 giorni lavorativi;
• Lavorazione pratica: 7 giorni lavorativi;
• Messa a disposizione in digitale: 2 giorni lavorativi.